伟邦科技智能档案柜–给文件管理工作“减负”的好帮手

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纸质文件依然无法被取代

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随着无纸化办公的推广,电子文件的使用越来越多。但对于合同,证书等重要文件,政企单位依然会使用传统纸质文件来进行记录和保存。电子文件和传统纸质文件各有优缺点,所以目前电子文件依然无法完全取代传统纸质文件。

然而,纸质文件在日常管理中存在不少问题:

录入难:以扫描的方式录入电脑会有一定程度的失真,而通过人工录入电脑工作量大。

查阅难:文件一经存档,难以被快速寻找。

核准难:把大量的纸质文件通过人工的方式录入电脑可能会出现信息错误,核对难度大。

监管难:大量文件柜的使用和安全状况难以及时全面监控,增加管理难度。

种种缺点,导致纸质文件的使用和管理会产生不少问题,从而影响日常工作效率。

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如何快捷借阅、归还、查找、盘点文件?

伟邦科技RFID智能档案柜,能够快速识别每份文件盒上的RFID电子标签,在使用者无论提取或是归还文件,系统都能自动记录,大幅提高文件管理的准确性和时效性,对于海量文件档案的搜寻和定位,提供了一种较好的解决方案。

高效管理

在使用RFID智能档案柜后,文件去向从此不用再担心。通过RFID电子标签,让文件无论是取出或归还的状态都能迅速被更新,同时同步到管理平台,让管理人员无需在档案柜前也能够对海量文件进行云端管理;文件即使随意摆放,智能档案柜都能记录到具体位置。

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为盘点文件减负

对档案文件的借出和收录实现全程自动监管,能够为管理人员减少管理复杂度。而管理人员通过管理平台即可对库存数量、存放位置、出入库等情况了如指掌,省时省力。

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给文件提供安全保障

智能档案柜可以配置为24小时在线监控,让管理人员再也不用担心机密文件的保管。智能档案柜支持多种身份识别方式(人脸,刷卡,指纹等),在人员身份通过识别后,文件柜门锁才能打开;错拿文件、未关好门都能被检测、记录和发出提醒,从而让管理人员对文件的安全和保管少一分忧心。

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柜体自由组合

智能档案柜分主柜和副柜,政企单位可以通过主柜和多个副柜的组合,实现档案柜阵列的“扩容”,即使文件量增加,也无需担心存储困难。

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快速定位

使用智能档案柜时,无论是进行查询,取用或是归还文件的操作,都可以对文件进行快速定位,并有提示灯亮起,给使用者发出人性化的提示。

使用便捷

通过智能档案柜上15.6寸的触控屏,使用者能够通过简便的人机交互操作来使用智能档案柜。